Buchhaltung für Selbständige: So bringen Sie Ordnung in Ihre Finanzen

Buchhaltung – die Basis muss stimmen

Die meisten Freelancer:innen und Selbständige empfinden Buchhaltung als leidiges Thema, auf das sie bei Ihrer Tätigkeit gut verzichten könnten. Doch Grundkenntnisse in diesem Bereich sind eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Existenzgründung – schließlich benötigen Sie eine gute Kenntnis über Ihre Finanzen, wenn Sie sinnvoll wirtschaften wollen. Doch warum tun sich Viele mit den Bereichen Finanzen und Buchhaltung so schwer? Simone Althier, Wirtschaftsmathematikerin und geprüfte Bilanzbuchhalterin sieht vor allem einen Punkt, der den Zugang zu diesen wichtigen Themen erschweren:

„Viele Freelancer:innen und Selbständige wollen sich natürlich vorrangig auf Ihr Business konzentrieren und sind von Dingen wie Steuern, Finanzen und Buchhaltung oft etwas abgeschreckt. Wenn jemand ohnehin kein Zahlenmensch ist, besteht eine große Hemmschwelle, sich mit diesen Vorgaben und Gesetzen zu beschäftigen.“

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie ein Business führen, sind Sie dazu verpflichtet, jährlich eine Gewinnermittlung beim Finanzamt vorzulegen. Um dieser Vorgabe nachzukommen, sollten Sie alle Rechnungen und Belege, die im Zusammenhang mit Ihrer unternehmerischen Aktivität stehen, aufbewahren und ordentlich archivieren. Tun Sie das am besten regelmäßig und werden Sie dabei nicht nachlässig – sonst müssen Sie im schlimmsten Fall alles mühsam zusammensuchen, wenn die nächste Steuererklärung fällig ist.

Sie sehen: Eine korrekte Buchhaltung ist wichtig, um die Übersicht über Ihre Finanzen zu behalten und den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Die unterscheiden sich jedoch abhängig von Ihrem Status – je nachdem, ob das Finanzamt Sie als Freelancer:in oder Gewerbetreibende:n anerkennt. Denn für größere Unternehmen gilt die sogenannte doppelte Buchführung, während bei kleineren Betrieben die einfache Buchführung vollkommen ausreicht.

Grundsätzliche Anforderungen an die Buchführung

Der Gesetzgeber ermöglicht verschiedene Buchführungssysteme, die wir im Laufe des Artikels detaillierter betrachten werden. Doch welches System Sie auch wählen, es gibt einige grundlegende Buchhaltungsprinzipien, die Sie unbedingt befolgen sollten:

• Nachvollziehbarkeit:
  Sollte das Finanzamt Ihr Unternehmen einer Betriebsprüfung unterziehen wollen, muss die/der zuständige Betriebsprüfer:in sämtliche Buchungen und Geschäftsvorfälle nachvollziehen können. Dementsprechend haben Sie Belege bis zu zehn Jahre aufzubewahren.
• Nachprüfbarkeit:
  Ihre Buchführung muss klar und übersichtlich sein, damit Sie und die Behörden sie jederzeit ohne Probleme nachvollziehen können.
• Vollständigkeit:
  Sie dürfen keine Belege oder Geschäftsvorfälle unterschlagen. Halten Sie sich am besten an den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden.
• Unveränderbarkeit:
  Sie dürfen Belege und Buchungen nicht einfach im Nachhinein verändern. Das ist nur unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt, zum Beispiel, wenn auf einer Rechnung das Datum fehlt oder das Datum falsch ist. Solche Änderungen müssen Sie sorgfältig protokollieren.
• Datenzugriff:
  Sämtliche Daten müssen elektronisch so gespeichert werden, dass das Finanzamt ohne Hindernisse darauf zugreifen kann.
• Datensicherheit:
  Speichern Sie Ihre Daten sicher und legen Sie Sicherheitskopien an, falls es zu technischen Ausfällen oder Cyberattacken kommt.

Abgesehen von diesen Grundsätzen empfiehlt Simone Althier für einen ersten erfolgreichen Kontakt mit dem Thema Buchhaltung Folgendes:

„Holen Sie sich Unterstützung – wenigstens am Anfang. Wie die konkret aussieht, kann abhängig von Ihren schon vorhandenen Kenntnissen variieren. Dennoch ist es gerade zu Beginn wichtig, dass Ihnen jemand die Arbeit nicht einfach nur abnimmt, sondern Ihnen auch einen Überblick darüber verschafft, wie das Thema Buchhaltung funktioniert, die notwendigen Korrekturen vornimmt und wichtige Tipps gibt. So haben Sie auch jederzeit eine:n Ansprechpartner:in für Fragen.“

Nachdem Sie nun mit den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung vertraut sind, betrachten wir die verschiedenen Buchhaltungssysteme genauer.

Einfache Buchführung

Die einfache Buchführung soll bestimmten Gruppen wie zum Beispiel Freelancern das Thema Buchführung ein wenig erleichtern. Dabei müssen Sie die Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres einander in einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gegenüberstellen.

Die EÜR kann relativ formlos erstellt werden, etwa in einer Excel-Tabelle. Sie muss lediglich alle geschäftlichen Vorgänge übersichtlich abbilden sowie Einnahmen und Ausgaben aufführen. Auf diese Weise erhalten Sie den Gewinn oder Verlust eines Jahres. Den tragen Sie anschließend als Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit beziehungsweise aus Gewerbebetrieb in die Einkommenssteuererklärung ein.

Ob diese Art der Buchführung für Ihr Business in Frage kommt, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Freiberufler:innen dürfen sie unabhängig von Umsatz und Gewinn nutzen.
• Gewerbetreibende können nur auf diese Variante zurückgreifen, wenn Sie nicht im Handelsregister stehen und entweder einen maximalen Umsatz von 600.000 Euro im Jahr erzielen oder nicht mehr als 60.000 Euro Gewinn erwirtschaften.

Diese Art der Buchführung bietet Ihnen einige Vorteile:

• Sie ist weniger komplex, da Sie lediglich Einnahmen und Ausgaben angeben müssen.
• Sie sparen Geld, denn die Erstellung der EÜR ist auch ohne Steuerberater:innen möglich.
• Außerdem kommt Ihnen das Zufluss-Abfluss-Prinzip zugute: Denn im Rahmen der einfachen Buchführung haben Ihre Einnahmen erst steuerliche Konsequenzen, wenn Sie Ihrem Unternehmen in Form von Geld auf Ihrem Konto zugegangen sind – vorher müssen Sie Gewinne nicht versteuern.

Simone Althier findet die EÜR zur Gewinnermittlung für Freiberufler:innen vollkommen ausreichend. „Sie ist wesentlich simpler und günstiger als eine Bilanz mit Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Wenn Sie ein Gewerbe betreiben, haben Sie diese Möglichkeit allerdings nur bis zu bestimmten Gewinn- und Umsatzzahlen – also behalten Sie Ihre Zahlen stets im Blick.“

Doppelte Buchführung

Im Gegensatz zu Freiberufler:innen, Einzelunternehmen oder Kleingewerben haben Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder AGs die Pflicht zur doppelten Buchführung. Sie müssen zur Gewinnermittlung am Ende des Jahres eine Bilanz erstellen und dafür im laufenden Geschäftsjahr alle Geschäftsvorfälle ordentlich auf Sach- und Personenkonten (Debitoren und Kreditoren) verbuchen. Zusätzlich müssen Sie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung für sämtliche Aufwände und Erträge erstellen. All das fließt am Ende in die Schlussbilanz ein. Dafür ist die Zusammenarbeit mit Fachleuten zu empfehlen, denn Fehler können in diesem Fall zu ernsten Problemen mit den Behörden führen.

Umsatzsteuer

Abgesehen von den Einnahmen und Ausgaben müssen Sie beim Finanzamt auch die Höhe der Umsatzsteuer angeben und wie viel Vorsteuer Sie für Ihre Eingangsrechnungen bezahlt haben. Der Begriff „Vorsteuer“ beschreibt die Umsatzsteuer, die Freelancer:innen und Selbständige entrichten, wenn sie im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit Waren und Dienstleistungen kaufen oder Investitionen tätigen, die sie von der Steuer absetzen können.

Ist Ihre Umsatzsteuer höher als die von Ihnen entrichtete Vorsteuer, müssen Sie die Differenz bezahlen, sobald das neue Jahr beginnt. Das kann im schlimmsten Fall sehr teuer werden. Damit Ihnen das erspart bleibt, können Sie diese Zahlungen in Form der sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung über das gesamte Jahr verteilen. Das funktioniert entweder monatlich oder einmal im Quartal. Ist dann mit dem Beginn des nächsten Jahres die Umsatzsteuererklärung fällig, wird die bereits bezahlte Umsatzsteuer aus Ihren Voranmeldungen berücksichtigt.

Umsatzsteuervoranmeldung

Das Wichtigste zuerst: Auch als Existenzgründer:in sind Sie von Beginn an dazu verpflichtet, eine Voranmeldung einzureichen In den ersten zwei Jahren erfolgt diese monatlich. Danach bemisst sich die Abgabefrist nach der Höhe der Umsatzsteuer, die Sie im Vorjahr entrichten mussten.

• Übersteigt diese die Summe von 7.500 Euro, müssen Sie Ihre Voranmeldung weiterhin monatlich einreichen. Bei weniger als 7.500 Euro genügt eine quartalsweise Abgabe.
• Müssen Sie weniger als 1.000 Euro Umsatzsteuer entrichten, kann das Finanzamt auch von der Voranmeldung absehen.

Kleinunternehmerregelung

Diese Vorschriften haben allerdings keine Geltung, wenn Sie auf die Kleinunternehmerregelung zurückgreifen. Die Anerkennung als Kleinunternehmer:in müssen Sie beim Finanzamt beantragen. Gibt das Finanzamt Ihrem Antrag statt, müssen Sie auf Ihren Rechnungen künftig keine Umsatzsteuer mehr ausweisen, können aber auch keine Vorsteuer mehr vom Finanzamt fordern. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung fällt dann weg. Die Abgabe der Umsatzsteuererklärung bleibt aber dennoch Pflicht. Sie können die Kleinunternehmerregelung beantragen, wenn Ihr jährlicher Umsatz 35.000 Euro nicht überschreitet und diesen innerhalb der nächsten fünf Kalenderjahre um nicht mehr als 15 Prozent übersteigt. Überlegen Sie sich gut, ob der Status als Kleinunternehmer:in das Richtige für Sie ist – denn einmal festgelegt, sind Sie für die nächsten fünf Jahre an Ihre Entscheidung gebunden.

Ob es pauschal sinnvoll ist, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, findet Simone Althier schwer zu beantworten: „Lassen Sie sich hinsichtlich der Vor- und Nachteile steuerlich beraten und treffen Sie auf diese Grundlage Ihre Entscheidung. Bedenken Sie außerdem, dass die Kleinunternehmerregelung an bestimmte Umsatzhöhen gebunden ist und Sie Ihre Wahl auch nur bedingt treffen können.“

Einkommensteuererklärung

Ob Kleinunternehmer:in, Gewerbetreibende:r oder Freelancer:in: Sie alle sind verpflichtet, eine Einkommenssteuererklärung einzureichen. Die Basis dafür bildet die EÜR. Mit Ihr ermittelt das Finanzamt den erwirtschafteten Gewinn eines Jahres und wie viel von Ihrem Einkommen Sie versteuern müssen. An dieser Stelle möchten wir Ihnen die Zusammenarbeit mit einer/einem Steuerberater:in ans Herz legen. So stellen Sie sicher, dass alle Informationen vollständig und an der richtigen Stelle angegeben werden. Außerdem besteht die reelle Chance, dass Fachleute noch etwas Einsparpotenzial an verschiedenen Stellen entdecken.

Doch was benötigt das Finanzamt nun konkret, um Ihre Steuerlast zu berechnen?

Unterlagen für das Finanzamt

Ganz gleich, welche Art der Buchführung Sie nutzen: Das Finanzamt benötigt jedes Jahr einige Unterlagen zur Berechnung Ihrer Steuern. Dazu gehören:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Gegebenenfalls Umsatzsteuervoranmeldung
• Gegebenenfalls Umsatzsteuererklärung
• Einkommenssteuererklärung

Das Erstellen dieser Unterlagen mag erst einmal viel Arbeit bedeuten. Doch wenn Sie Ihre Finanzen systematisch dokumentieren, Belege und Dokumente regelmäßig ordnen und sinnvoll aufbewahren und sich nicht scheuen, Hilfe durch unterstützende Tools oder in Form einer/eines Steuerberater:in in Anspruch zu nehmen, wird Ihnen die Buchhaltung gleich wesentlich einfacher von der Hand gehen.

Für den Fall, dass Sie sich das Thema Buchhaltung mit elektronischer Unterstützung ein wenig erleichtern möchten, werfen wir zum Abschluss noch einen Blick auf verfügbare Tools.

Buchhaltung durch externe Steuerberater:innen: Sinnvoll oder unnötig?

Natürlich besteht auch die Möglichkeit, für Ihre Buchhaltung externe Hilfe heranzuziehen. Für welches Business das eine sinnvolle Option ist, ist letzten Endes eine Einzelfallentscheidung. Simone Althier hat die Erfahrung gemacht, dass die meisten Freelancer:innen und Selbständigen diese Tasks früher oder später auslagern – entweder teilweise oder gleich komplett.

„Wenn das Business wächst, haben Viele weder Zeit noch Lust, sich mit Ihrer Buchhaltung auseinanderzusetzen. Allerdings sind auch keine Kapazitäten vorhanden, jemanden einzustellen. Da ist es ein logischer nächster Schritt, jemanden zu engagieren, die/der die laufende Buchhaltung erledigt, während ein:e Steuerberater:in sich um steuerliche Angelegenheiten kümmert.“

Die Bilanzbuchhalterin empfiehlt generell, dass Fachleute zumindest einen Blick auf Ihre Buchhaltung werfen, um zu gewährleisten, dass sämtliche Angaben korrekt sind.

„Fachleute tun nichts anderes, als sich mit dieser Materie zu beschäftigen und können so auch gewährleisten, dass die aktuellen gesetzlichen Grundlagen erfüllt sind. Ich nehme zum Beispiel über das Jahr verteilt an verschiedenen Fortbildungen teil, um meinen Wissensstand aktuell zu halten. Trotzdem ist es für Freelancer:innen und Selbständige natürlich ratsam, sich auch selbst mit diesen Themen zu beschäftigen und sich zumindest ein Grundlagenwissen anzueignen.“

Typische Fehler bei der Buchhaltung

Auf diese Weise vermeiden Sie bereits den ersten typischen Fehler, der Simone Althier während Ihrer beruflichen Laufbahn immer wieder begegnet: Viele Freelancer:innen und Selbständige beschäftigen sich zu wenig mit dem Thema Buchhaltung. Das bietet jede Menge Raum für Fehler, da Viele bereits grundlegende Begrifflichkeiten durcheinanderbringen.

Wer ist Einzelunternehmer:in?

So sind beispielsweise alle, die alleine arbeiten und keine andere Rechtsform gewählt haben, Einzelunternehmer:innen. Dabei unterscheidet das Gesetz zwischen Gewerbetreibenden, die ein Gewerbe anmelden müssen und Freiberufler:innen. Die endgültige Entscheidung über diesen Status trifft allerdings das Finanzamt.

Wer ist Kleinunternehmer:in?

Ähnlich irreführend für Laien ist der Begriff “ Kleinunternehmer:in“. Oft bedeutet er „nur“, dass Sie auf Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. Vielen ist allerdings nicht bewusst, dass sie unter Umständen dennoch eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben oder eine Umsatzsteuererklärung einreichen müssen. Diese ist von Ihrer Einkommenssteuer getrennt zu betrachten. Auch wenn Sie Ihre Selbständigkeit in kleinem Umfang, etwa als Nebengewerbe betreiben, sind Sie grundsätzliche erst einmal Einzelunternehmer:in und genießen lediglich  buchhalterische Erleichterungen.

Fehlendes Wissen kann sich auch folgendermaßen äußern:

• Falsches/unvollständiges Ausstellen von Rechnungen
• Falsches erfassen von Steuersätzen
• Kein Überblick über Einnahmen und Ausgaben
• Mangelnde Sorgfalt
  • Die Buchhaltung bleibt über Monate liegen
  • Keine saubere Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben.

All das resultiert oft in ein gewisses Maß an Selbstüberschätzung beziehungsweise ein Unterschätzen des Buchhaltungsaufwands.

„Es gibt mittlerweile einige Buchhaltungsprogramme, bei denen es sehr leicht ist, die Buchhaltung selbst zu machen. So entsteht aber auch die Illusion, keinen großen Wissensschatz zu benötigen. Doch so simpel die Materie durch die digitale Unterstützung auch erscheint – sollte man sich dennoch mit den Grundlagen beschäftigen, egal ob man sich zusätzlich noch externe Unterstützung holt oder nicht.“

Denn spätestens, wenn es daran geht, Rechnungen nach unterschiedlichen Steuersätzen aufzuteilen oder grenzüberschreitende Geschäfte abzuschließen wird schnell klar, wie wichtig es ist, sich intensiv mit der Materie auseinanderzusetzen und die Komplexität nicht zu unterschätzen.

Buchhaltungstools für Freelancer:innen und Selbständige

Die passende Buchhaltungssoftware ist nicht nur eine wertvolle Unterstützung für Freelancer:innen und Selbständige, sondern bietet auch jede Menge Zeitersparnis. Anbieter:innen wie Sevdesk oder Lexoffice ermöglichen es, Ihre Buchhaltung einfach und schnell online zu erledigen. Der nötige Funktionsumfang variiert dabei abhängig von Ihrer unternehmerischen Tätigkeit.

Themen wie die doppelte Buchführung spielen für Freelancer:innen beispielsweise keine Rolle. Daher reicht in diesem Fall ein überschaubares Buchhaltungsprogramm. Auf folgende Features sollten Sie bei Ihrer Wahl Wert legen:

• Digitale Belegverwaltung
• Online-Banking
• Kassenbuch
• Umsatzsteuervoranmeldung mit einer Schnittstelle zu einem Steuerprogramm beziehungsweise zur/zum Steuerberater:in
• EÜR erstellen
• Zeiterfassung für Kundenaufträge
• Rechnungsfunktionen und integriertes Customer Relationship Management (CRM)
• Nutzung der Software per App

Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware ist definitiv auch für Freelancer:innen empfehlenswert – selbst wenn bezüglich der Buchhaltung verhältnismäßig überschaubare Anforderungen an sie gerichtet werden. Sie können sich auf diese Weise dennoch das Leben erheblich erleichtern und Einnahmen wie Ausgaben stets im Blick behalten. Abgesehen davon bietet die Nutzung einer Buchhaltungssoftware noch viele weitere Vorteile:

• Sie können sehr schnell Ihre EÜR auf Basis der eingegebenen Rechnungen und Belege erstellen.
• Das Bearbeiten von Rechnungen erfolgt einfach und geordnet.
• Sie können Ihre Umsatzsteuervoranmeldung ganz einfach übertragen.
• Die digitale Belegerkennung ermöglicht die systematische Ablage an einem Ort.
• Sämtliche wichtige Unterlagen lassen sich leicht an die/den Steuerberater:in übertragen.

Buchhaltung für Freelancer:innen und Selbständige: Ihr Weg zum Erfolg

Selbst wenn Sie sich nicht für Ihre Buchhaltung erwärmen können, so hat Ihnen dieser Artikel doch hoffentlich eines gezeigt: Sie können sich den Umgang mit dem Thema Buchführung dennoch um Einiges erleichtern. Schaffen Sie regelmäßig Ordnung, behalten Sie den Überblick und nehmen Sie Unterstützung in Anspruch. So werden Ihre Finanzen nicht mehr zur lästigen Pflicht und Sie haben einen wichtigen Schritt getan auf dem Weg zum langfristig erfolgreichen und wirtschaftlichen Business.