Angebot richtig schreiben – so überzeugen Sie potenzielle Kundschaft

Warum sollten Sie ein Angebot schreiben?

Klar ist: Ein Angebot zu schreiben, kostet Sie Arbeitszeit und damit auch Geld. Doch wenn es um den Zuschlag für einen neuen Auftrag geht, kann ein professionell gestaltetes Angebot Sie positiv von der Konkurrenz abheben. Auch aus Beweisgründen bei späteren Unstimmigkeiten mit Auftraggebenden oder bei einem Schadenfall kann es sehr wichtig sein, dass die angebotenen Leistungen schriftlich festgehalten sind. Abgesehen davon bietet Ihnen ein Angebotsschreiben weitere Vorteile:

• Rechtliche Sicherheit für alle Beteiligten
• Weniger Raum für Missverständnisse
• Verbindlichkeit innerhalb der Geschäftsbeziehung
• Informationen bleiben erhalten, auch wenn die Ansprechpartnerin oder der Ansprechpartner wechselt

Ein Angebot zu schreiben kann Ihrem Business also ungemein zugutekommen. Mit der richtigen Vorgehensweise können Sie diesen Prozess nicht nur sinnvoll in Ihr Tagesgeschäft einbetten und den zeitlichen Aufwand geringhalten. Sie können mit einem durchdachten Angebot sogar richtig gute Eigenwerbung betreiben und Ihre Chancen auf eine Zusammenarbeit erhöhen.

So gelingt ein gutes Angebot

Die meisten Ihrer potenziellen Kundinnen und Kunden werden vor dem Start eines Projekts mehrere Angebote von verschiedenen Anbieterinnen und Anbietern einholen. Damit Sie sich mit Ihrem Angebotsschreiben positiv von der Konkurrenz abheben, stehen Ihnen verschiedene Optionen zu Verfügung:

1. Führen Sie vor der Formulierung des Angebots ein Gespräch mit dem Anfragenden.
    Wecken Sie bereits hier Interesse, indem Sie Ihrem Gegenüber klarmachen, dass Sie
    die gestellte Aufgabe verstehen und die richtige Lösung dafür parat haben. Stellen
    Sie im Gespräch außerdem die richtigen Fragen. Erkundigen Sie sich nach
    Wünschen und Problemen. So erfahren Sie genau, was Interessentinnen und
    Interessenten möchten. Auf diese Weise zeigen Sie Ihre Fachkompetenz und
    vermitteln Ihrer potenziellen Kundschaft, dass Sie sich für Ihre Wünsche
    interessieren.

2. Packen Sie alle wichtigen Informationen in Ihr Angebot, aber halten Sie Ihr Schreiben
    gleichzeitig klar und verständlich. Eine klare Struktur und eine gut lesbare Schriftart
    helfen ebenfalls, ein Angebot schnell zu erfassen.

3. Vermitteln Sie stets Offenheit für Rückfragen. So positionieren Sie sich direkt als
    verlässliche Partnerin oder verlässlicher Partner.

4. Eine zügige Reaktion und ein respektvoller Umgang sollten auch bei
    Geschäftsbeziehungen Standard sein.

5. Haken Sie nach, wenn auf Ihr Angebot keine Reaktion erfolgt. Erkundigen Sie sie, ob
    Ihr Schreiben die richtigen Adressatinnen und Adressaten erreicht hat und ob es
    Fragen gibt. Selbst, wenn Ihr Angebot abgelehnt wird kann es nicht schaden, sich die
    Gründe anzuhören und daraus zu lernen.

Das gehört in ein Angebot

Beim Schreiben eines Angebots gibt es deutlich weniger rechtliche Vorgaben, als zum Beispiel bei der Rechnungserstellung. Trotzdem sollten Sie ein paar Regeln einhalten, damit das Dokument Geltung hat. Zusätzlich können Sie sich auf diese Weise positiv von der Konkurrenz abheben und sich direkt als Profi präsentieren. So wird ihr Angebot von Interessentinnen und Interessenten wesentlich besser aufgenommen.

Folgende Angaben sollte Ihr Angebot mindestens enthalten:

• Ihr Name (Firma, Geschäftsbezeichnung) und Geschäftssitz,
• die Bekanntgabe jener wesentlichen Teilleistungen, die Sie an Subunternehmerinnen oder -unternehmer weiterzugeben beabsichtigen,
• den Nachweis, dass ein allenfalls gefordertes Vadium erlegt wurde,
• die Preise samt allen geforderten Aufgliederungen und die allenfalls notwendigen Erläuterungen,
• soweit erforderlich, notwendige Angaben bei Leistungsverträgen zu veränderlichen Preisen,
• Erläuterungen, Erklärungen beziehungsweise Vorbehalte,
• die Aufzählung der dem Angebot beigeschlossenen Unterlagen,
• die Aufzählung jener Unterlagen, die gesondert eingereicht wurden (zum Beispiel Proben, Muster),
• allfällige Alternativangebote,
• Datum und Ihre rechtsgültige Unterfertigung
• bei elektronisch übermittelten Angeboten: sichere elektronische Signatur im Sinne des Signaturgesetzes.

Ob Sie sich ausschließlich an die Pflichtangaben halten oder Ihr Angebotsschreiben um weitere Punkte ergänzen: Achten Sie stets auf eine gute Struktur, damit Ihre Kundschaft das Dokument schnell erschließen kann. Daher zeigen wir im nächsten Abschnitt den beispielhaften Aufbau eines Angebots.

Briefkopf mit Anschrift und Kontaktmöglichkeiten

Mit einem passenden Briefkopf sorgen Sie direkt für einen professionellen Auftritt. Anfragende wissen direkt, mit wem sie es zu tun haben und können Sie bei Nachfragen ohne Probleme kontaktieren.

Anschreiben mit persönlicher Anrede

Wie in jedem Geschäftsbrief, sollten Sie auch die Adressatinnen und Adressaten eines Angebots unbedingt persönlich ansprechen. Alles andere wirkt lieblos und vermittelt den Eindruck, als wäre Ihnen eine Zusammenarbeit nicht übermäßig wichtig. Es steht Ihnen frei, dieses Anschreiben ins Angebot zu integrieren oder separat beizulegen.

Angebotsdatum

Diese Angabe dient der zeitlichen Einordnung. Damit behalten Sie bei verschiedenen Projekte den Überblick. Geben Sie auf Ihrem Schreiben das Datum an, an dem Sie das Angebot verschickt haben.

Angebotsnummer

Vergeben Sie die Nummern für Angebot stets fortlaufend und nur einmalig. Bestehen Unklarheiten, können Sie so schnell das passende Schreiben finden und Fragen Ihrer Kundschaft beantworten.

Einleitung mit persönlichem Bezug

Bevor Sie zum eigentlichen Angebot kommen, sollten Sie das Schreiben mit einer persönlichen Einleitung eröffnen. Nehmen Sie dabei auch Bezug auf die erste Kontaktaufnahme. Hier ein Beispiel:

„Ich bedanke mich für Ihr Interesse an meiner Arbeit. Gemäß Ihrer E-Mail vom XX.XX.XXXX freue ich mich, Ihnen folgendes Angebot zu unterbreiten.“

Verleihen Sie dem Text ruhig eine persönliche Note – so vermitteln Sie potenzieller Kundschaft das Gefühl, individuell auf sie einzugehen.

Präzise Leistungsbeschreibung

Lassen Sie Kundinnen und Kunden genau wissen, was Sie ihnen anbieten. Werden Sie dabei möglichst präzise. Anstatt in Ihrem Angebot zu schreiben „ein Blogartikel“ formulieren Sie besser folgendermaßen:

„Ein Blogartikel mit 1.000 bis 1.500 Zeichen zum Thema XY“.

So vermeiden Sie teure Fehler und unnötige Korrekturschleifen, wenn es Missverständnisse hinsichtlich Umfang oder Menge gibt.

Preisangaben

Machen Sie ein Angebot, müssen Sie Ihre Leistung auch preislich beziffern. Dafür geben Sie sowohl den Netto- als auch den Bruttopreis samt Umsatzsteuer an. Auch Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer gehört ins Angebotsschreiben.

„Ein Blogartikel mit 1.000 bis 1.500 Zeichen zum Thema XY für 100 Euro netto zuzüglich 20 Euro Umsatzsteuer à insgesamt 120 Euro brutto“

Fallen bei Ihrer Dienstleistung außerdem Zusatzkosten wie Porto, Verpackung etc. an, müssen Sie auch diese explizit angeben. Wir empfehlen, auch mögliche Rabatte zu erwähnen, um Interessentinnen und Interessenten in guter Erinnerung zu bleiben.

Möchten Sie sich preislich dagegen nicht festlegen, weil zum Beispiel ihre Einkaufspreise sehr schwanken, können Sie eine sogenannte Freizeichnungsklausel wie „unverbindliches Angebot“ nutzen. In diesem Fall handelt es sich um ein freibleibendes Angebot. Dabei müssen Sie allerdings viele Vorgaben beachten, damit Ihr Angebot auch rechtskräftig ist.

Zahlungsbedingungen

Ihre Kundschaft sollte natürlich wissen, wann und zu welchen Bedingungen sie die Rechnung für Ihre Leistungen begleichen muss. Wenn Sie Skonto gewähren, können Sie zum Beispiel Formulierungen nutzen wie „Zahlbar innerhalb 30 Tage netto, bei Zahlung innerhalb 10 Tagen 2 Prozent Skonto“.

Gültigkeit

Wenn Sie jemandem ein zeitlich begrenztes Angebot unterbreiten, müssen Sie darauf hinweisen und eine Annahmefrist festlegen.

Dauer

Dieser Punkt ist abhängig von der Branche, in der Sie arbeiten. Die Dauer, in der Sie Ihre Leistung erbringen, spielt etwa dann eine Rolle, wenn verschiedene Gewerke in einem Projekt nacheinander arbeiten müssen.

Abschluss mit Grußformel

Genau wie eine persönliche Begrüßung gehören auch ein paar Abschiedsworte in ein Angebot. Eine passende Formulierung wäre:

„Ich freue mich sehr auf Ihre Rückmeldung und stehe für Rückfragen zur Verfügung.“

Auf diese Weise bringen Sie Ihr Angebotsschreiben zu einem runden Abschluss und signalisieren außerdem die Bereitschaft, im Vorfeld auf weitere Fragen einzugehen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Nutzen Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen, müssen Sie potenziellen Kundinnen und Kunden diese vorformulierten Vertragsklauseln vollständig zur Verfügung stellen. Versenden Sie Ihre Angebote per E-Mail, können Sie Ihre AGB zum Beispiel in einem eigenen PDF anhängen.

Sonderregeln bei der Angebotserstellung

Abhängig von ihrer Tätigkeit und der gewählten Rechtsform müssen Sie unter Umständen weitere Vorgaben befolgen. Als Kleinunternehmerin oder -unternehmer sind Sie zum Beispiel von der Umsatzsteuer befreit. Dementsprechend weisen Sie diese Steuer auch nicht in Ihrem Angebot aus. Anstatt der Umsatzsteueridentifikationsnummer geben Sie die Steuernummer an, die Ihnen das Finanzamt zu Beginn Ihrer Tätigkeit zugeteilt hat.

Wann ist ein Angebot rechtlich bindend?

Grundsätzlich ist ein Angebot stets rechtlich bindend. Mit bestimmten Formulierungen – sogenannten Freizeichnungsklauseln – können Sie diese rechtliche Bindung allerdings einschränken. Dann weiß Ihre Kundschaft, dass das Angebot nur unter bestimmten Voraussetzungen gilt oder befristet ist. Mögliche Formulierungen zu diesem Zweck sind:

• „Unverbindlich“ – Sie können das Angebot also ändern oder zurücknehmen
• „Preise freibleibend“ – die von Ihnen angegebenen Preise können sich ändern
• „solange der Vorrat reicht“ – die von Ihnen angegebene Menge ist unverbindlich

Stimmen Kundinnen oder Kunden einem Angebot mit einer Freizeichnungsklausel zu, handelt es sich auch dabei um eine Angebotsabgabe. Damit ein bindender Vertrag zustande kommt, müssen Sie selbst eine übereinstimmende Willenserklärung abgeben.

Wie lange gilt ein Angebot?

Gibt es in Ihrem Angebot keine expliziten Vorbehalte, gilt: Ein Angebot ist nicht mehr gültig, wenn es abgelehnt oder nicht rechtzeitig angenommen wird. Unterbreiten Sie ein Angebot in einem persönlichen Gespräch, kann Ihr Gegenüber dieses nur sofort annehmen – sonst erlischt die Gültigkeit des Angebots, sobald das Gespräch endet.

Erfolgt Ihr Angebot dagegen schriftlich, ist eine Annahme innerhalb der Zeitspanne möglich, in der Sie eine Antwort unter gewöhnlichen Umständen erwarten können. Der konkrete Zeitraum hängt vom Einzelfall ab.

Können Sie Ihr Angebot nachträglich ändern?

Ist noch kein Vertrag zustande gekommen, können Sie ein Angebot ohne Probleme ändern. Hat Ihre Kundschaft das Angebot jedoch schon angenommen, steht Ihnen diese Option nicht mehr zur Verfügung.

Hilfe bei der Angebotserstellung

Ein Angebot jedes Mal einzeln zu erstellen, kostet viel Zeit. Diesen Prozess können Sie aber ein Stück weit automatisieren. Erstellen Sie beispielsweise ein Template, dass Sie bei jedem neuen Angebot individuell befüllen. Alternativ können Sie auch Vorlagen von Anbietern wie sevDesk nutzen, um Angebote schneller zu erstellen.

Mit dem passenden Angebotsschreiben zu mehr Kundschaft

Ein gut strukturiertes Angebotsschreiben vermittelt einen professionellen Eindruck und kann Ihnen zu neuen Projekten verhelfen. Wenn Sie den Erstellungsprozess automatisieren und eine sinnvolle Struktur einhalten, können Sie den Aufwand in einem vertretbaren Rahmen halten. Zudem minimieren Sie Risiken für Unstimmigkeiten im Projekt, sollte es auf Basis Ihres Angebots zu einer Zusammenarbeit kommen. Und wenn es trotz aller Bemühungen doch einmal zu Schwierigkeiten kommt, sichert Sie Ihre Berufshaftpflicht ab. Auf diese Weise profitieren alle Beteiligten und Sie schaffen eine solide Basis für die künftige Zusammenarbeit.