Rechtssicheres Newsletter-Marketing: Das müssen Sie beachten

Newsletter Pflichtangaben zur An- und Abmeldung

Seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat sich auch für Newsletter einiges getan. Um keine Abmahnung zu riskieren, müssen Sie diese Punkte beim An- und Abmeldeprozess zu Ihrem Newsletter unbedingt beachten:

Pflichtfelder bei der Anmeldung

Wenn Sie auf Ihrer Webseite ein Formular zur Newsletter-Anmeldung integriert haben, darf hierbei lediglich die E-Mail-Adresse als obligatorisches Pflichtfeld aufgeführt sein. Sie können zwar weitere Felder im Formular einbauen wie zum Beispiel Name, Adresse oder Telefonnummer – diese müssen aber optional sein. Das bedeutet, Nutzer:innen haben die Möglichkeit, sich auch für eine anonymisierte Anmeldung nur mit der E-Mail-Adresse entscheiden.

Checkbox für Datenschutzerklärung und AGB

Auf Ihrem Newsletter-Anmeldeformular muss zudem immer eine Checkbox angefügt sein, mit der Nutzer:innen auf die Datenschutzerklärung hingewiesen werden. Die Checkbox muss einen Link Ihrer Datenschutzerklärung enthalten und darf zudem nicht vorangewählt sein, sodass Nutzer:innen den Hinweis aktiv selbst bestätigen müssen. Zudem sollte natürlich auch Ihre Datenschutzerklärung selbst folgende Informationen enthalten:

• Welche personenbezogenen Daten werden über den Newsletter erhoben?
• Warum werden die Daten erhoben?
• Wie werden die Daten erhoben?
• Welche Newsletter-Software wird für den Versand genutzt?

Nutzen Sie eine externe Newsletter-Software, müssen die Nutzer:innen in den AGBs darauf hingewiesen werden, daher brauchen Sie neben der Datenschutzerklärung auch einen integrierten Hinweis auf die AGBs. Sowohl die Checkbox für die Datenschutzerklärung als auch die AGBs muss als obligatorisches Pflichtfeld angelegt sein – so können sich Nutzer:innen nicht anmelden, wenn die Checkbox nicht ausgewählt wurde.

Newsletter Einwilligung mit Double-Opt-in-Verfahren

Grundsätzlich dürfen Sie Nutzer:innen nur dann einen Newsletter schicken, wenn diese die Anmeldung über das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren bestätigt haben. Das bedeutet: Sie müssen sicherstellen, dass jede:r Nutzer:in nach der Anmeldung (egal ob direkt über das Newsletter-Formular oder eine andere Quelle) eine E-Mail mit einem Link erhält, über den sie/er das Abonnement Ihres Newsletters mit der angegebenen Mailadresse bestätigen. Erst nachdem die/der Nutzer:in mit einem Klick auf den Link die Anmeldung bestätigt hat, darf sie/er in Ihren Mailingverteiler aufgenommen werden.

Abmeldelink

Laut der DSGVO haben die Empfänger:innen Ihres Newsletters grundsätzlich das Recht, diesen auch wieder abzubestellen und somit Ihre Einwilligung zum Empfang zu widerrufen. Am einfachsten lässt sich diese Option durch einen im Newsletter integrierten Abmeldelink umsetzen.

Löschung der Daten

Meldet sich jemand vom Newsletter ab, so müssen die personenbezogenen Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum und so weiter gelöscht werden. Die E-Mail-Adresse kann zwar DSGVO-konform gespeichert bleiben, Sie dürfen die Person aber nicht mehr kontaktieren. Verlangt die/der Nutzer:in zusätzlich zur Abmeldung vom Newsletter auch eine Löschung aller gespeicherten Daten, so müssen Sie auch die E-Mail-Adresse entfernen.

Informationen zu Newsletter-Inhalten

Neben den oben aufgeführten Pflichtangaben in den Formularen brauchen potenzielle Newsletter-Empfänger:innen schon bei der Anmeldung Informationen über die Inhalte Ihres Newsletters und die Frequenz, mit der dieser erscheint. Die Angaben zu Ihrem Newsletter sollten deshalb folgende Informationen enthalten:

• Inhalte des Newsletters (Verkaufsangebote, Neuigkeiten, Tipps, Gewinnspiele usw.)
• Welche Kanäle im Newsletter enthalten sind (Eigener Onlineshop und/oder Webseite/Blog, soziale Netzwerke usw.)
• Wer den Newsletter verschickt
• Wie häufig der Newsletter verschickt wird
• Wie die Abmeldung des Newsletters erfolgen kann

Newsletter-Arten

Wenn Sie verschiedene Arten von Newslettern anbieten (zum Beispiel: Newsletter mit Verkaufsaktionen oder zu bestimmten Produktgruppen, Social-Media-Newsletter, News-Updates usw.), sind Sie außerdem verpflichtet, den Nutzer:innen die Möglichkeit zu geben, zwischen den Arten zu wählen. Am besten funktioniert das über eine Checkbox – die Inhalte dürfen auch hier nicht vorausgewählt sein, sondern müssen aktiv angeklickt werden.

Newsletter-Marketing ist nicht dasselbe wie E-Mail-Marketing!

Es klingt oft so, als wäre „Newsletter-Marketing“ im Grunde nur ein Synonym für „E-Mail-Marketing“, dem ist aber nicht so. Tatsächlich handelt es sich bei Newslettern nur um einen Teilbereich von E-Mail-Marketing, denn dieses umfasst noch viele weitere Bereiche wie: Automatisierte E-Mails (zum Beispiel Bestellbestätigungen, Versandbestätigungen oder auch die Bitte um Bewertungen) oder auch Funnel. Dieser Unterschied ist wichtig, denn wenn jemand sich für Ihren Newsletter anmeldet, gibt sie/er nicht auch automatisch die Erlaubnis dazu, weitere E-Mails zu erhalten.

Mail-Funnels

Viele Newsletter-Tools bieten die Möglichkeit, Mail-Funnels zu erstellen. Grundsätzlich ist ein Funnel, wie bereits geschrieben, Teil des E-Mail-Marketings. Es handelt sich dabei um eine Reihe automatisierter Mails, die darauf abzielen, Kundinnen und Kunden oder Interessent:innen dazu zu bringen, eine bestimmte Aktion durchzuführen. Das kann etwa der (erneute) Kauf eines Produktes und/oder Services, die Anmeldung zu einem Event oder Vortrag oder auch das Schreiben einer Bewertung (zum Beispiel Google oder im Onlineshop) sein. Ein guter Mail-Funnel funktioniert nach vorher festgelegten Parametern (zum Beispiel Interessen), die Nutzer:innen bei einem Kauf, einer Kontaktanfrage oder eben auch einer Newsletter-Anmeldung ausgewählt haben.

Wollen Sie einen Funnel zusätzlich zu Ihrem Newsletter nutzen, müssen Sie vorher auch solche Parameter definieren (zum Beispiel: Bereits Kundinnen oder Kunde, Interessensgebiete etc.) und den Nutzer:innen die Möglichkeit geben, diese bei der Anmeldung aktiv auszuwählen. Hier gilt ebenfalls wieder: Nutzer:innen müssen die Angaben über Checkboxen machen können, die aktiv angeklickt werden müssen. Zudem müssen die Inhalte der Funnels in den Anmelde-Angaben hinterlegt sein, wenn Sie vom regulären Newsletter-Content abweichen und die Frequenz, mit der Ihr Newsletter erscheint, muss entsprechend angepasst werden.

Tipp: Gute und vor allem praxisnahe Tipps für erfolgreiche Newsletter finden Sie auch im Video-Interview mit der Expertin Valerie Khalifeh:

Freie Checkbox in Kontaktformularen und im Verkaufsprozess

Viele Dienstleister:innen bieten Interessent:innen, sowie Kundinnen und Kunden ein Formular zur Kontaktaufnahme an und integrieren dort auch die Möglichkeit zur Newsletter-Anmeldung. Das ist zwar rechtlich möglich, allerdings darf die Checkbox nicht vorausgewählt sein, sodass Nutzer:innen sie aktiv anklicken müssen. Das Gleiche gilt auch, wenn Sie eine Newsletter-Anmeldung in Ihrem Bestellprozess (zum Beispiel bei der Bestellbestätigung im Warenkorb) integrieren.

Vorsicht vor Rechtsverletzungen

Nicht nur der Datenschutz ist für einen rechtssicheren Newsletter wichtig, ebenso auch Urheberrecht, Wettbewerbsrecht und Persönlichkeitsrecht. Ebenso wie bei Ihren Webauftritten und/oder Ihrem Onlineshop müssen diese auch im Newsletter beachtet werden.

Urheberrecht

Wenn Sie Bilder in Ihrem Newsletter verwenden, achten Sie darauf, dass Sie entweder die Lizenzrechte besitzen oder die schriftliche Einwilligung der:s Urheber:in. Das gilt auch bei Produktbildern – wenn Sie Bilder von Produkten nutzen, die Sie nicht selbst erstellt haben, holen Sie sich vor der Verwendung immer die schriftliche Erlaubnis der Hersteller:innen.

Achtung: Neben Bildern können auch Texte urheberrechtlich geschützt sein. Das gilt für Produktbeschreibungen (wenn Sie Produkte fremder Hersteller:innen verkaufen), aber auch, wenn Sie beispielsweise externe Artikel in Ihrem Newsletter einbinden. Holen Sie sich für die Verwendung von Produktbeschreibungen ebenfalls die Erlaubnis der Hersteller:innen und nennen Sie beim Kopieren von fremden Textpassagen immer die zugehörige Quelle und machen Sie deutlich, dass es sich um ein Zitat handelt.

Wettbewerbsrecht

Die Preisangabenverordnung gilt auch für Newsletter. Wenn Sie also Produkte aus Ihrem Onlineshop im Newsletter bewerben, müssen Sie die Preisangabenverordnung für den Onlinehandel beachten. Andernfalls droht eine Abmahnung wegen eines Verstoßes gegen das Wettbewerbsrecht.

Persönlichkeitsrecht

Natürlich können Sie in Ihrem Newsletter auch Ihr Unternehmen näher vorstellen und beispielsweise Bilder vom letzten Firmenevent einbauen oder neue Mitarbeiter:innen vorstellen. Allerdings sollten Sie sich vorher von allen auf den Bildern abgebildeten Personen vorher das schriftliche Einverständnis zur Verwendung einholen.

Mehr Sicherheit beim Newsletter-Versand mit exali

Sie sehen also: Um Ihren Newsletter abmahnsicher zu gestalten, gibt es einiges zu beachten. Da sich jedoch gerade im Bereich der DSGVO immer mal wieder Regelungen verändern – und jeder:m mal ein Fehler unterläuft – ist eine 100-prozentige Sicherheit leider nicht möglich. Mit einer Berufshaftpflichtversicherung von exali sind Sie sowohl gegen Abmahnungen wegen Rechtsverletzungen als auch Datenschutzverstöße abgesichert. So prüft der Versicherer im Schadenfall auf eigene Kosten, ob der Anspruch gerechtfertigt ist, zahlt berechtigte Forderungen und wehrt unberechtigte in Ihrem Namen ab.