Meetings und Datenschutz: So gelingen DSGVO-konforme Terminvereinbarungen

Datenschutzfalle Terminvereinbarung

exali: Ihr kommt ja ursprünglich aus einer Digitalagentur – wie kam es zur Gründung eures Start-Ups?

Dominik Rapacki:
Schon damals fiel uns auf, dass es kaum DSGVO konforme Software gab. Da uns Datenschutz sehr wichtig ist, besonders in so einem sensiblen Bereich wie der Terminvereinbarung, wo die Kundinnen und Kunden ausgiebig ihre Daten eingeben müssen, wollten wir etwas daran ändern. Schon immer wollten wir unser eigenes Produkt haben, weswegen wir ein eigenes Tool entwickelten – meetergo.

exali: Mal etwas provokativ: Wenn ich als Selbständige:r einen Termin mit meinen Kundinnen oder Kunden ausmache  – was kann da schon groß schiefgehen?

Dominik Rapacki:

Ob selbstständig oder nicht, Datenschutz außer acht zu lassen ist nicht nur unprofessionell, sondern in meinen Augen auch ethisch nicht vertretbar. Zudem ist mit DSGVO-Verstößen nicht zu spaßen, denn darauf folgen oftmals harte Konsequenzen. Auch als Selbstständige:r muss man sich daran halten und die Daten ordnungsgemäß verarbeiten. Man muss aufpassen, wo und wie man Daten seiner Kunden speichert, damit diese nicht zu Opfern von Cookies oder Tracking über Dritte werden.

DSGVO konform meeten – als Freelancer:in, Unternehmer:in und Selbständige:r

exali: Abgesehen vom Datenschutz: Auf was sollte ich noch achten, wenn ich nach einem Tool suche, um meine Termine zu koordinieren?

Dominik Rapacki:

Das A und O ist die Integration. Egal ob bereits ein Tool genutzt wird oder nicht, wenn sich die Integration in die bestehenden Programme oder Workflows als zu kompliziert gestaltet, kostet dies kostbare Zeit und Geld. Wenn man zum Beispiel bereits eigene Formulare zur Kontaktaufnahme hat, sollte man diese direkt mit dem Tool verknüpfen können. Außerdem würde ich der Skalierbarkeit noch eine hohe Wichtigkeit zusprechen. Auch wenn man anfangs vielleicht eine geringe Auslastung hat, möchte man später nicht dazu gezwungen sein ein anderes Tool integrieren zu müssen, da dies immer mit Switching-Costs verbunden ist. Zu der Skalierbarkeit gehören auch der Ausbau des eigenen Teams und somit essenzielle Teamfunktionen. Zuletzt sollte das Tool an den richtigen Stellen zur richtigen Zeit einsatzbereit sein, meetergo garantiert dies beispielsweise durch Lead Qualifizierung und Weiterleitung zur/zum dazugehörigen Mitarbeiter:in.

exali: So eine komplexe Software wie meetergo klingt eher nach einem Hilfsmittel für große Unternehmen – was bringt mir das als Freelancer:in, die/der alleine arbeitet? Brauche ich sowas überhaupt?

Dominik Rapacki:

Als Freelancer:in arbeitet man in der Regel allein, weshalb wir hierfür speziell die Premium Version entwickelt haben. Diese fokussiert sich allein auf die Bedürfnisse von Selbstständigen, sprich, es gibt keine Team Features oder Lead Qualifizierung und Weiterleitung. Besonders als Freelancer:in hat man aber eben oft viele Meetings, welche in der Regel Terminvereinbarung benötigen. Mit einem Tool wie meetergo, spart man sich das hin und her per E-Mail, man kann automatisch Erinnerung und Follow Ups schicken, sowie auch connect - meetergo‘s eigene Meeting Plattform - nutzen. Das und noch viele andere Features machen einen Online-Terminplaner wie meetergo zu einem Muss, um professionell aufzutreten, effiziente Workflows zu gestalten und DSGVO konform zu arbeiten.

Rechtssicher und flexibel arbeiten

exali: Planung und Vorbereitung sind ja schön und gut, aber an manchen Tagen läuft eben leider gar nichts nach Plan. Meetings dauern länger als erwartet, jemand sagt ab oder man kann sich einfach nicht auf einen Termin einigen… Wie kann mir ein Online-Terminplaner auch in solchen Situationen helfen?

Dominik Rapacki:

Wie es bis jetzt vielleicht schon deutlich geworden ist, kann ein Online-Terminplaner mehr als nur die reine Terminvereinbarung. Bei der Festlegung von Verfügbarkeitszeiten kann man sogenannte Buffer-Zeiten einstellen, die vor und nach jedem Termin eine bestimmte Zeit vor weiteren Buchungen blockieren. Somit ist es nicht schlimm, falls ein Termin mal länger geht. Weitere Features wie die Wartelistefunktion, lassen Kundinnen und Kunden automatisch in freie Slots (wie zum Beispiel durch spontane Absagen) nachrücken.